Privacyverklaring SAM Pedagogiek

Laatst gewijzigd: 13 februari 2026

SAM Pedagogiek verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Jeugdwet. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met uw privacy en die van uw kind.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
– Cliënt (kind/jongere): Naam, adres, geboortedatum, geslacht en BSN (wettelijk verplicht).
– Bijzondere gegevens: Medische informatie, psychische gezondheid, gezinssituatie en gedragskenmerken.
– Ouders/gezaghebbenden: Contactgegevens, financiële gegevens en informatie over de gezagsverhouding.
– Derden: Contactgegevens van verwijzers (bijv. huisarts) en betrokkenen (bijv. school).

Naast algemene gegevens verwerken wij informatie die noodzakelijk is voor het opstellen van een ouderschapsplan, een document met afspraken of verslaglegging.

Waarom en op welke basis?

De verwerking van reguliere persoonsgegevens vindt plaats op basis van Artikel 6 lid 1 sub b (overeenkomst) en sub c (wettelijke verplichting) van de AVG.

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens of gezinssituatie) vindt plaats op basis van Artikel 9 lid 2 sub h van de AVG, specifiek voor het verlenen van gezondheidszorg of maatschappelijk werk op basis van de Jeugdwet.

Doelen zijn:
– Het bieden van passende jeugdhulp en zorgadministratie.
– Communicatie, declaratie bij gemeenten en wettelijke administratie.
– Informatie via nieuwsbrieven (alleen na actieve aanmelding).

Geheimhouding en delen van gegevens

Beroepsgeheim: Opdrachtnemer en eventueel door haar ingeschakelde derden hebben een strikte geheimhoudingsplicht.

Delen met derden: Wij delen gegevens met derden zoals de huisarts (voor dossierregistratie), school (voor overleg over de cliënt) of andere professionals, maar enkel met uw nadrukkelijke toestemming. Wij verstrekken enkel gegevens aan de gemeente indien er een geldige verwerkersovereenkomst tussen SAM Pedagogiek en de betreffende gemeente aanwezig is.

Gemeente: Voor de bekostiging van de zorg zijn wij wettelijk verplicht beperkte gegevens (zoals BSN en zorgduur) te delen met de gemeente.

Uitzondering: Bij ernstige onveiligheid zijn wij verplicht de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling te volgen.

Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij maken wel gebruik van ondersteunende diensten, zoals:
– Een beveiligd cliëntsysteem (ECD) conform de zorgnorm NEN 7510.
– Onze IT- en hostingpartner en boekhoudsoftware.
– Onze boekhouder en administratief assistent voor de bedrijfsvoering.
– Google Analytics: Wij maken gebruik van Google Analytics om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken. De gegevens worden geanonimiseerd verwerkt (zonder uw volledige IP-adres) en worden niet gedeeld met Google voor andere diensten.

Wanneer SAM Pedagogiek werkzaamheden verricht als onderaannemer voor een andere zorginstelling of gemeente, treden zij op als ‘verwerker’. In die gevallen is de privacyverklaring van de betreffende hoofdaannemer leidend voor het cliëntdossier.

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij schakelen enkel subverwerkers in wanneer dit is toegestaan op basis van de hoofdovereenkomst met onze opdrachtgevers, zoals de gemeente.

Bewaartermijnen

Cliëntdossier: Wettelijk verplicht 20 jaar na de laatste wijziging of afsluiting van de hulp.

Financiële gegevens en zakelijke correspondentie (zoals offertes en facturen): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

Overige contactgegevens: 1 jaar na het laatste contact indien er geen hulp volgt.

Uw rechten

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in een gestructureerd en gangbaar digitaal formaat te ontvangen of direct te laten overdragen aan een andere partij.

Wie de privacy rechten mag uitoefenen, is wettelijk vastgelegd op basis van leeftijd en wilsbekwaamheid:
– Kinderen tot 12 jaar: De gezaghebbende ouders of voogden oefenen de rechten uit.
– Jongeren van 12 tot 16 jaar: Zowel de jongere als de ouders hebben eigen rechten (dubbele toestemming/inzage). Bij een verschil van mening weegt het oordeel van de wilsbekwame jongere zwaar.
– Jongeren vanaf 16 jaar: De jongere oefent zijn of haar rechten zelfstandig uit. Ouders hebben alleen recht op informatie of inzage als de jongere daar expliciet toestemming voor geeft.

Let op: In uitzonderingsgevallen kan de hulpverlener op basis van de wet besluiten af te wijken van de inzageverplichting aan ouders, indien dit noodzakelijk is om de privacy of de veiligheid van het kind te waarborgen.

SAM Pedagogiek maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die gevolgen kan hebben voor personen.

Identificatieplicht

Om er zeker van te zijn dat een verzoek door u is gedaan, kunnen wij u om identificatie vragen. Indien wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, verzoeken wij u om uw pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN zwart te maken.

Beveiliging en Cookies

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen:
– Beveiliging: Wij maken gebruik van moderne technieken zoals encryptie en twee-factor authenticatie (2FA) om uw gegevens te beveiligen.
– Cookies: Op onze website gebruiken wij enkel technische en analytische cookies die uw privacy niet schenden. Deze dienen voor de technische werking en uw gebruiksgemak.
– Beheer: Via uw browserinstellingen kunt u cookies weigeren of eerder opgeslagen informatie verwijderen.

Mocht er ondanks onze beveiligingsmaatregelen een datalek optreden, dan handelen wij conform ons protocol datalekken. Wij melden dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien het lek een hoog risico vormt voor uw rechten en vrijheden, ook direct aan u.

Vragen of klachten

Heeft u vragen of wilt u een verzoek tot inzage indienen? Neem contact op via de contactgegevens hieronder. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Roekshane Pool-Musahal is de eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke van SAM Pedagogiek en is te bereiken via: info@sampedagogiek.nl en +31638847226.

Kantooradres: We zijn aan het verhuizen, het adres wordt binnenkort geüpdate.

KvK-nummer: 81989032

EU BTW-nummer: NL002808683B29

Website: https://www.sampedagogiek.nl/